O Canal de Denúncias é um instrumento muito importante para a empresa, já que, além de reduzir os riscos, auxilia na maior visibilidade a seriedade no que diz respeito a preocupação em estar em conformidade com as leis e promover os princípios e valores pelos quais a empresa preza.

Diferentemente do que parece, receber denúncias é um ponto positivo para a empresa. Esse canal de comunicação facilita o monitoramento, e é mais uma ferramenta para identificação de irregularidades que precisam ser sanadas para mitigar os riscos e prevenir maiores danos dentro do ambiente negocial. Fatos que dificilmente chegariam ao conhecimento da direção da empresa são mais comumente levados a conhecimento, evitando, em grande parte, que se torne algo de maior intensidade que desencadearia intensos prejuízos.

Todavia, ter um Canal de Denúncias não basta. É importante que haja uma estrutura aplicável e bem definida, que auxilie os envolvidos da melhor forma possível para apurar os fatos e tomar as medidas necessárias. Diante disso, se sua empresa receber uma denúncia, o que deve ser feito?

Estrutura do Canal de Denúncias

Primeiramente, para apurar de forma efetiva as denúncias, é imprescindível que a empresa tenha um Programa de Compliance e uma estrutura definida do fluxo do Canal de Denúncias levando em consideração importantes regramentos que direcionam essa temática, como a ISO 37002/2021.

É importante pontuar que cada empresa tem uma estrutura diferente, e é de extrema importância que o Canal de Denúncias seja estruturado de forma a atender a sua viabilidade de aplicação.

Todavia, existem algumas características que são imprescindíveis para que haja confiabilidade e segurança do Canal de Denúncias, sendo elas:

• Anonimato do denunciante.
• Confidencialidade.
• Averiguação imparcial.
• Comunicação transparente e didática.
• Meios de acompanhamento do andamento da denúncia pelo denunciante.

Considerando os principais regramentos que direcionam essa temática, uma sugestão para otimizar e organizar o Canal seria com a criação e envolvimento de quatro equipes principais: 1) Setor de Triagem; 2) Setor de Compliance; 3) Comitê; 4) Equipe de Investigação;

• Setor de Triagem: Composto por colaboradores responsáveis pelos recebimentos das denúncias. Esses colaboradores devem ser capacitados a identificar o objeto de cada alegação. Com essa identificação, a investigação será direcionada de forma conforme e o plano de investigação será elaborado de forma efetiva.
• Setor de Compliance: Setor que receberá a denúncia triada pelo Setor de Triagem e que a classificará como denúncia ligada ao compliance ou não. Caso seja, o Setor fará uma análise preliminar dos fatos e elaborará um relatório para ser encaminhado ao Comitê.
• Comitê: Equipe que fará a análise do relatório preliminar feito pelo Setor de Compliance, autorizando ou negando a investigação, de forma justificada. Com a aprovação, o Comitê estabelecerá uma equipe de investigação específica para apurar os fatos levados ao conhecimento da empresa pelo Canal de Denúncias.
• Equipe de investigação: Essa equipe pode variar de acordo com os fatos recebidos pelas denúncias. Comumente as empresas possuem uma equipe ou um colaborador fixo responsável pelas investigações e, a depender da denúncia recebida, aloca outros colaboradores para apoiar essa investigação.
• É importante ressaltar que essa equipe ou colaborador fixo basicamente deve ser capacitado, conhecer as políticas de compliance da empresa e os regramentos pertinentes, conhecer a estrutura da empresa e os principais colaboradores. Além disso, é importante que tenha o ‘tato’ de conseguir estruturar uma equipe de investigação a depender do assunto a ser apurado sem que isso coloque em risco o procedimento, e repassar aos demais apenas as informações necessárias para conduzir a investigação, mantendo as sigilosas em segurança.

Investigação das Denúncias recebidas

Com o recebimento da denúncia, elaboração do relatório preliminar e formalização da equipe de investigação, é interessante a elaboração de um plano de ação pelo Comitê com a definição das etapas de investigação.

O plano de ação deve conter informações pertinentes, como:

• Problema apresentado.
• Hipóteses levantadas.
• Motivos para a instauração da investigação.
• Pessoas e setores a serem envolvidos na investigação.
• Testemunhas a serem entrevistadas.
• Provas a serem buscadas.

Após, a equipe de investigação será a responsável por conduzir as entrevistas, fará o levantamento dos documentos e provas pertinentes com o objetivo de alcançar o parecer com relação aos fatos denunciados.

Durante a investigação, podem ocorrer atividades de inspeção, monitoramento, averiguação de registros e documentos, bem como análise detalhada de cada informação colhida. Ainda, a equipe de investigação deve observar bem o comportamento e reação das Partes envolvidas, com o objetivo de entender as motivações e tomar as melhores providências possíveis.

A investigação é finalizada no momento em que o plano de ação foi completamente efetivado. Com as informações e dados alcançados, a equipe de investigação fará um relatório que deverá conter, dentre outras, as seguintes informações:

• Fatos da Denúncia recebida.
• Membros envolvidos na investigação.
• Detalhamento do processo investigatório.
• Informações alcançadas.

Esse relatório será encaminhado ao Comitê, que junto com o Setor de Compliance, deverá formalizar uma sugestão da medida cabível de acordo com os regramentos internos e legislações pertinentes, como por exemplo: advertência, rescisão do contrato, reporte às autoridades competentes, dentre outras a depender da natureza da relação da empresa com a parte denunciada.

Após, é importante que ocorra a aprovação do relatório final pela Alta Administração da empresa.

Por fim, é muito importante que todas as informações alcançadas sejam tratadas com o devido sigilo e confidencialidade, bem como armazenadas de forma segura, sempre de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Conclusão

A sugestão redigida leva em consideração uma estrutura mais densa de empresa, sendo assim, essa implementação pode ser vista como um obstáculo para menores startups, visto que muitas vezes a empresa é composta por poucos colaboradores e a estruturação pode não ser tão simples. Por isso diversos pontos devem ser levados em consideração no momento dessa construção do Canal de Denúncias, especialmente de acordo com a realidade da empresa para tornar esse procedimento viável e efetivo.

Diante do exposto, para que a sua startup esteja em conformidade com as leis em vigência, bem como mitigue de forma efetiva os riscos com a ferramenta do Canal de Denúncias, é fundamental que esteja acompanhada de uma assessoria jurídica especializada, a qual será responsável por auxiliar e acompanhar a empresa nesse caminho, buscando sempre a efetividade das medidas implementadas.

Por Letiícia Faccio