O invoice é um documento emitido por quem presta um serviço ou vende algum produto por meio de transações internacionais. Ao pé da letra, ele pode ser interpretado como uma nota fiscal e é utilizado para faturar uma negociação.

No invoice, geralmente, estão a descrição do produto ou serviço, a quantidade, o preço e a forma de pagamento. Neste artigo, vamos te explicar mais sobre esse documento, quando ele é necessário e quais as informações imprescindíveis a ele.

O que é invoice?

Um invoice é um comprovante fiscal que assegura a fatura de pagamento de um serviço prestado, ou de um produto vendido, se assemelhando a uma nota fiscal.

O invoice, portanto, inclui uma série de informações usadas para a cobrança de valores de transações entre empresas do Brasil e de outros países, por exemplo. Geralmente, nele constam o valor e as informações de quem participou da transação e uma descrição muito breve do serviço ou produto ofertado.

No geral, a fatura invoice regula e comprova as operações comerciais de importação e exportação de produtos e serviços, facilitando a supervisão da Receita Federal.

Ainda existe a proforma invoice, que não tem valor fiscal, mas atua como um orçamento inicial enviado para aprovação.

Há vários formatos permitidos para um invoice, que pode ser criado para atender às necessidades da empresa contratante ou da pessoa que vende o produto ou o serviço.

Dessa forma, não há um padrão unificado de invoice. Mas algumas informações são imprescindíveis para este tipo de documento, conforme explicaremos abaixo.

Informações do invoice

O invoice pode ser considerado um tipo de nota fiscal. Por isso, alguns campos de informação precisam ser preenchidos com dados do cliente e da empresa.

Mesmo que não haja um modelo único para esse documento, algumas informações são consideradas essenciais para a emissão de um invoice.

• Dados do remetente e do destinatário: Esta seção inclui as informações básicas do contratante (empresa ou cliente que comprou os produtos ou solicitou os serviços) e da contratada (o negócio). Geralmente, essas informações abordam endereço completo, nome e registro da empresa e nome dos responsáveis pela transação.
• Dados do produto ou do serviço: Nesta seção, são incluídas as informações sobre o produto ou o serviço oferecido, que podem constar as quantidades, espécies de produtos, peso do pacote, etc.
• Valor da transação: Esta seção abrange o detalhamento do produto ou serviço, as taxas envolvidas e, claro, o valor total da transação.
• Meio de pagamento: Nesta seção constam as informações sobre como o dinheiro vai ser faturado.
• Termos e condições: Nesta seção entram as regras da transação.

Qual a importância do invoice?

O invoice regulamenta as transações internacionais e também é uma forma de comprovar a compra e a venda de um produto ou serviço.

É preciso lembrar que ao comercializar internacionalmente, você pode até ficar livre de impostos estaduais e municipais, como o ICMS e o ISS , mas ainda assim, terá de pagar outros, como é o caso do IOF (Imposto sobre Operações Financeiras).

Emissão opcional: No caso de operações no valor de até três mil dólares, ou o equivalente em outras moedas, não é obrigatório emitir uma documentação justificando a entrada ou a saída da mercadoria ou do serviço do país. Mas, ainda assim, é recomendável que seja feita essa regulamentação, para que a operação seja comprovada. Assim, o invoice é opcional, mas recomendável.

Emissão obrigatória: Em caso de operações com valor superior a três mil dólares, ou o equivalente em outras moedas, é indispensável a emissão do documento fiscal que comprove a realização da transação comercial. Aí, entra o papel do invoice.

Quem deve fazer um invoice?

O invoice é indicado para pessoas ou empresas que compram ou vendem produtos ou prestam serviços entre países. Ele não anula o papel de um profissional de contabilidade, mas pode ser uma forma de regulamentar as transações internacionais.

Diferentemente das notas fiscais, que são gerenciadas pelas prefeituras municipais, mesmo para operações entre outros países, o invoice pode ser emitido pelo próprio prestador de serviço ou vendedor do produto, seguindo um modelo estabelecido.

Como é feito o pagamento do invoice?

O pagamento do invoice pode ser feito de diferentes formas. A mais comum é por meio de transferência internacional, por meio de bancos ou de plataformas financeiras especializadas, como nossa parceira Husky.

As taxas de transação variam de acordo com o banco ou a fintech escolhida, mas, no geral, é cobrado o IOF e a tarifa determinada pela instituição.

Por Equipe da Husky